Документ — это сердце и душа каждой организации, кровеносные сосуды любого бизнеса» (Майкл Дж. Д. Саттон).
Автор данной книги стремятся сменить наше снисходительно-пренебрежительное отношение к делопроизводству на уважительно-заинтересованное, доказывая, что делопроизводство — это «процесс, способствующий реализации всех управленческих функций, а соблюдение правил оформления документов — залог их доказательности и юридической силы». В книге читатель найдет ответы на вопросы, как составить и оформить документ служебного или личного происхождения, каковы обязательные реквизиты любого документа, как прошить и заверить многостраничный документ, каков порядок применения печатей и штампов, как избежать ошибок при сокращении слов и написании профессий, рекомендации по оформлению документов с помощью ПК. Подробно изложены правила оформления примечаний, сносок, ссылок и др., как правильно датировать документ, пронумеровать разделы и пункты, обозначить перечисления в тексте и многое другое. Книга рассчитана на широкий круг читателей — деловых людей, специалистов, работников делопроизводственных и кадровых служб, студентов и слушателей школ и курсов повышения квалификации, может быть использована для самообразования.




Содержание



1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

1.1 Системы документации
1.2 Классификация документов

2 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Реквизиты документа, правила оформления и размещения
2.2 Датирование документа
2.3 Адресование документа
2.4 Согласование документа
2.5 Удостоверение документа
2.6 Текст документа
2.7 Отметки на документах
2.8 Требования к бланкам документов
2.9 Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатных устройств
2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью
персональных компьютеров

3 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

3.1 Построение документа

3.1.1 Деление текста документа на структурные элементы
3.1.2 Заголовки
3.1.3 Нумерация структурных элементов
3.1.4 Перечисления
3.1.5 Структурные элементы сложных документов

3.1.5.1 «Предисловие»
3.1.5.2 «Содержание»
3.1.5.3 «Введение»
3.1.5.4 «Приложения»

3.2 Изложение текста документа

3.2.1 Основные положения
3.2.2 Наименования организаций, продукции и их сокращения
3.2.3 Сноски
3.2.4 Примечания
3.2.5 Ссылки
3.2.6 Примеры
3.2.7 Сокращения
3.2.8 Условные обозначения
3.2.9 Использование таблиц и правила их заполнения
3.2.10 Оформление иллюстраций
3.2.11 Представление формул в тексте документа
3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения

4 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4.1 Устав
4.2 Положения
4.3 Инструкции
4.4 Структура и штатная численность
4.5 Штатное расписание
4.6 Приказы
4.7 Выписка из приказа

5 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ

5.1 Подготовка и проведение совещаний
5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол
5.3 Выписка из протокола
5.4 Образцы форм протокола и выписки из протокола

5.4.1 Форма протокола
5.4.2 Форма выписки из протокола

6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СОСТАВЛЕНИЕ
И ОФОРМЛЕНИЕ

6.1 Справки
6.2 Докладные, пояснительные и служебные записки
6.3 Акты
6.4 Служебные письма
6.5 Телеграммы, телефонограммы, факсы

7 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

7.1 Заявления
7.2 Приказы
7.3 Классификатор профессий ДК 003
7.4 Документы личного происхождения
7.5 Командирование работников

8 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ
ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

9 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

9.1 Документооборот в организации
9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов
9.3 Порядок обработки и отправления исходящих документов

10 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

10.1 Сроки исполнения документов
10.2 Организация контроля исполнения документов

11 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

11.1 Составление номенклатуры дел
11.2 Формирование дел
11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации
11.4 Подготовка документов к хранению

11.4.1 Экспертиза ценности документов
11.4.2 Оформление дел
11.4.3 Составление внутренней описи документов дела
11.4.4 Составление заверительной надписи дела
11.4.5 Переплет дел
11.4.6 Оформление обложек дел
11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации
11.4.8 Составление описей дел по личному составу
11.4.9 Передача дел в архив организации
11.4.10 Передача дел на государственное хранение
11.4.11 Государственная регистрация документов Национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации
11.4.12 Прием-передача документов при смене руководителя организации
11.4.13 Ответственность за нарушение законодательства о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях

11.5 Организация службы документационного обеспечения управления

12 НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

12.1 Краткий словарь трудностей русского языка
12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства
12.3 Употребление прописных букв в середине предложения
12.4 Использование предлогов в тексте документа
12.5 Печати и штампы

12.5.1 Порядок применения печатей и штампов
12.5.2 Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая (основная) печать

12.6 Оформление документов, которые должны быть прошиты и заверены
12.7 Корректурные знаки и правила их применения


ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А Номенклатурный перечень унифицированных форм документов по ОРД

Приложение Б Схемы расположения реквизитов документов
Б.1 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка
Б.2 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Приложение В Образцы бланков документов
В.1 Образец общего бланка организации
В.2 Образец углового бланка для писем организации
В.3 Образец продольного бланка для писем организации
В.4 Образец продольного бланка для писем структурного подразделения организации
В.5 Образец бланка конкретного вида документа

Приложение Г Примеры оформления документов
Г.1 Пример оформления обработанного письма организации
Г.2 Пример оформления приказа организации, прошедшего государственную регистрацию (лицевая сторона листа)
Г.3 Пример оформления приказа организации, прошедшего государственную регистрацию (оборотная сторона листа)
Г.4 Пример оформления приказа предприятия (лицевая сторона листа)
Г.5 Пример оформления приказа предприятия (оборотная сторона листа)
Г.6 Пример оформления выписки из приказа
Приложение Д Извлечение из Конституции Украины (ст. 10 — 12)

Приложение Е Особые случаи сокращения слов и словосочетаний

Приложение Ж Единицы физических величин
Ж.1 Основные единицы SI
Ж.2 Производные единицы SI, имеющие специальные наименования
Ж.3 Внесистемные единицы, допущенные к применению наравне с единицами SI
Ж.4 Примеры относительных и логарифмических единиц и их величин
Ж.5 Внесистемные единицы, временно допущенные к применению до принятия по ним соответствующих международных решений

Приложение И Форма положения о структурном подразделении

Приложение К Формы и примеры оформления информационно-справочных документов
К.1 Форма акта
К.2 Примеры оформления докладной записки
К.3 Пример оформления пояснительной записки
К.4 Примеры оформления телеграммы

Приложение Л Примеры составления и оформления приказов по личному составу
Л.1 Пример приказа о приеме на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего дня
Л.2 Примеры формулировок приказов о приеме на работу и записей в трудовых книжках согласно КЗоТ Украины
Л.3 Пример приказа о переводе на другую постоянную работу на том же предприятии
Л.4 Примеры формулировок приказов о переводе на другую работу и записей в трудовых книжках согласно КЗоТ Украины
Л.5 Пример приказа об увольнении по соглашению сторон
Л.6 Примеры формулировок приказов об увольнении с работы и записей в трудовых книжках согласно КЗоТ Украины

Приложение М Перечень некоторых профессий ДК 003-2005 (извлечение)

Приложение Н Формы документов по командированию работников
Н.1 Пример оформления командировочного удостоверения
Н.2 Пример заполнения Формы журнала регистрации командировочных удостоверений

Приложение П Образцы форм документов по обращениям граждан
П. 1 Регистрационно-контрольная карточка жалоб граждан (РККСГ)
П. 2 Журнал регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан
П. 3 Карточка (журнал) учета личного приема граждан
П. 4 Форма обложки дела по обращениям граждан

Приложение Р Учетные формы входящих документов
Р.1 Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации делопроизводственной службой
Р.2 Регистрационно-контрольная карточка (РКК)
Р.3 Журнал регистрации входящих документов
Р.4 Журнал регистрации документов, создаваемых организацией

Приложение С Формы по контролю исполнения документов
С.1 Перечень документов, не выполненных в установленный срок
С.2 Сведения об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю

Приложение Т Формы документов к разделу «Формирование дел и хранение документов»
Т.1 Номенклатура дел структурного подразделения
Т.2 Сводная номенклатура дел организации
Т.3 Карточка-заменитель дела
Т.4 Текст примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)
Т.5 Акт о недостаче архивных дел (документов)
Т.6 Акт о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению
Т.7 Внутренняя опись документов дела
Т.8 Заверительная надпись дела
Т.9 Обложка дела
Т.10 Опись дел
Т.11 Акт приема-передачи дел на государственное хранение
Т.12 Типовые должностные обязанности и квалификационные требования по некоторым профессиям службы ДОУ
(извлечение из справочника «Профессии работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности»)